Gestion de projet: « ne tombez pas en amour avec vos plans »

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Nos entreprises disposent de plus en plus d’expérience en matière de planification de projets. Mais alors pourquoi n’achevons-nous pas de meilleurs résultats?, s’est questionné Mario Trentim, PMP, un expert de la gestion de projet. Voici sa réponse.

« Il est simple de voir que nous avons un trou dans l’exécution (execution gap) », écrit Mario Trentim, auteur, professeur et consultant en gestion de projet sur le blogue du site de l’association Project Management Institute.

Pour l’expert, cela est en lien avec le fait que les gestionnaires de projet se focalisent à outrance sur les meilleures pratiques à employer, à tel point qu’ils en oublient les grandes lignes et la vision globale du projet.

« Ils ne comprennent pas que les processus, les outils et les techniques de la gestion de projet ne sont seulement que des moyens pour arriver à leur fin« , écrit-il.

L’exécution demande de la pro activité, dit le spécialiste. « Les gestionnaires de projet doivent embrasser les changements, garder leurs yeux ouverts pour faire émerger leurs plans du papier. »

Les praticiens mettent souvent un plan bien structuré sur un piédestal, dit Mario Trentim, mais dans les faits, « la planification [de projet] ne représente que la moitié, voir moins, du chemin à parcourir jusqu’à la ligne d’arrivée. »

Le boxeur Mike Tyson disait, « tout le monde a un plan jusqu’à ce qu’il se fasse puncher en pleine face », rappelle M. Trentim qui en profite pour souligner que le monde réel est volatil et complexe, avec de l’information manquante ou incomplète

Votre plan survivra-t-il?, se questionne l’expert. « Ça dépendra de comment vous le mettez à exécution », dit-il.

« Comme pour l’apprentissage militaire, les plans stratégiques, tactiques et opérationnels doivent être exécutés avec le maximum d’agilité« , écrit-il. « Des ajustements, des adaptations et des décisions inattendues jalonneront probablement la route de votre projet. »

Mener à bien son projet

Pour une exécution efficace, vous devez définir des objectifs clairs, être résilient, flexible et être en alerte permanente, soutient Mario Trentim

Pour l’expert vous devez vous référer à la boucle OODA créée par John Boyd pour améliorer votre exécution.

Les quatre étapes de cette boucle sont:

1. Observer: Commencez par collecter le maximum d’informations pertinentes pour votre projet auprès des parties prenantes (internes et externes).

 2. Orienter: Analysez l’information collectée et servez-vous-en pour repenser votre vision de la réalité.

3. Décider: Déterminez un plan d’action, mettez à jour la planification initiale de votre projet.

 4. Agir: Mettez-vous en action et observez les résultats obtenus. Vérifiez que ces résultats sont en accord avec vos prévisions initiales et au besoin repensez à nouveau le plan de votre projet.

La prochaine fois que vous passerez à la phase d’exécution d’un projet, mettez une boucle OODA en place, conseille Mario Trentim.

« Ça vous aidera à donner du sens à votre environnement, à mettre votre plan à jour et à observer les résultats« , conclut-il.

(Traduction libre de l’anglais). Voir le texte original: Don’t fall in Love With Your Plan

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